Şikayet kanalını duydunuz mu? Zorunlu raporlama kanalının ne olduğunu ve onu kimin yönettiğini biliyor musunuz? Bu, eğer şirket sahibiyseniz dikkate almanız gereken bir yönetimdir.
Ama bu ne? Nasıl oluşturulmalı? Bunu kim yönetmeli ve sorumlu olmalı? Aşağıda sizinle konuşacağımız konuların hepsi bunlar.
Zorunlu raporlama kanalı nedir?
İlk olarak zorunlu raporlama kanalından neyi kastettiğimizi anlamakla başlayalım. Aslında, Bu, her şirketin sahip olması gereken bir araçtır; böylece hem çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler, hem de distribütörler... neyin yapılmasından hoşlanmadıklarını şirketi her zaman gizlilik içinde bilgilendirebilirler.
Örneğin bir gazetenin yazı işleri bürosunda çalıştığınızı düşünün. Ve patronlara yönelik muamele en azından aşağılayıcıdır. Sorunu çözmeye çalışmak için bu sorun hakkında gizli olarak yorum yapmak üzere etkinleştirilmesi gereken raporlama kanalını kullanabilirsiniz.
Şikayet kanalıyla ilgili her şey, 2/2023 Sayılı Kanun, genellikle İhbar Kanalı Kanunu olarak anılır.
Şimdi, böyle bir şeyi bildirmenin şirketle aranızın kötü olması anlamına geldiğini ve sizi anında işten çıkarabileceklerini düşünüyor olabilirsiniz. Ve bu doğru mu, belki değil mi? Zorunlu raporlama kanalının ne olduğunu ve bunu kimin yönettiğini açıklamaya devam edelim.
Zorunlu raporlama kanalını kim yönetir?
Şikayet kanalının ne olduğunu, ne kadar zorunlu olduğunu zaten biliyorsunuz. Peki bunu yöneten kişi kim? Şirketin kendisi mi? Şirket çalışanı mı? Bu kanalda söylenenlerin veya aktarılanların gizli olduğunun ve üst düzey yetkililerin bunu öğrenip işi tehlikeye atmayacaklarının garantisi nedir?
Peki, daha önce bahsettiğimiz şikayet kanalının bu araçla ilgili her şeyi düzenleyen kanununa göre bu kanalın sorumlusu olması gereken kişi, İç bilgi sisteminden sorumludur. Başka bir deyişle, şirket bünyesinde belirlenmiş bir kişi, ekip veya kuruluştur. Yani şirkette bulunacak ve yapılabilecek tüm şikayetlere cevap verecek bir kişi olacaktır. Açıkçası, gizliliği korumak ve kimin kimi ihbar ettiğini söylememek sizin sorumluluğunuzdur.
Evet, bir tane var yerine getirilmesi gereken bir dizi gereksinim:
- Yönetim organlarından bağımsız olun.
- Özerk olmak.
- İşlevlerini yerine getirebilecek insan ve malzeme kaynaklarına sahip olmak.
- İhbar kanalının düzenlemeleri hakkında yeterli bilgiye sahip olmak.
- Hukuk bilgisine sahip olmak.
- Analiz edip karar verebilme.
- Gizliliği ve gizlilik görevini iletebilme ve sürdürebilme.
Neden zorunludur?
Hep zorunlu raporlama kanalından bahsediyoruz ama neden öyle? Yönetmelikler, 50'den fazla çalışanı olan tüm şirketlerin bu şikayet kanalını müşterilerin, çalışanların, tedarikçilerin ve şirketle etkileşimde bulunan diğer acentelerin erişimine açmasını gerektirmektedir.
Ve kanunen zorunludur. Bu yüzden, Şirketinizde yoksa ve 50'den fazla kişi çalışıyorsa var olması gerekir.
Bu zorunlu raporlama kanalının mevcut olmasının yanı sıra belirli yasal gereklilikleri de karşılaması gerekmektedir. Ve bunu kurmak yeterli değil, işte bu kadar, aşağıdakilere uyması gerekiyor:
- Veri koruma ve gizlilik yasaları. Yani, aldığınız tüm bilgiler her zaman gizli olarak yönetilir ve Genel Veri Koruma Yönetmeliği tarafından yeterince korunur.
- Anonimlik. Çünkü ihbar kanalı üzerinden vakayı bildiren veya ihbar eden kişinin daima anonim kalması gerekmektedir.
- Multimedya kapsamı. Böylece insanlar telefondan, şahsen, internet medyasından farklı şekillerde bildirimde bulunabilsinler... Yani istemiyorsanız fiziksel olarak bildirimde bulunmanıza gerek yok, ancak telefonla arayarak da yapabilirsiniz. , bir e-posta...
- İzlenebilirliği sağlamak ve böylece yanlış raporları filtrelemek için güvenli bir şekilde dosyalayın.
Bildirilebilecek ihlaller
Zorunlu raporlama kanalında bir dizi Bu kanal aracılığıyla işleme alınabilecek ihlaller veya şikayetler. Genel olarak bu kanal etik kurallara aykırı olan her duruma hizmet verebilir. Özellikle bu ihlallerden bazıları şunlardır:
- İşyerinde şiddet: işyerinde taciz, cinsel taciz, ayrımcılık...
- Etik şiddet: Çıkar çatışmaları, etik olmayan davranışlar, şirkete veya taraflara zarar verecek kararlar...
- İşyerinde güvenlik ve sağlık: güvenlik düzenlemelerine uyulmaması.
- Sözleşme hükümlerinin ihlali: öngörülenden daha fazla saat çalışmak, daha az ücret almak, sözleşmede öngörülenden daha fazla görev yapmak vb. Başka bir deyişle: işyerinde istismar.
- Finansal dolandırıcılık.
Her ne kadar bunlar raporlama kanalına örnek olarak verilen en yaygın ihlaller olsa da kanalın konuyla ilgili işlem yapabileceği başka birçok durum da var.
İhbar kanalının faydaları
Son olarak, fark etmiş olsanız da şirketlerde zorunlu raporlama kanalına sahip olmanın birçok faydası vardır. Aralarında:
Koruma ve güvenlik. Şirketle ilişkiye katılan işçiler, müşteriler, tedarikçiler, distribütörler ve diğer acenteler tarafından. Ayrıca, anonimliğin korunması ve bildirimde bulunanların korunması, onların işlerinin veya diğer meslektaşları veya patronlarıyla olan ilişkilerinin tehlikeye atılmaması anlamına gelir. Elbette bu, o kişinin geri kalanıyla ilgili takdirine bağlı olacaktır.
- Şirket için geri bildirim. Çünkü şirketin nelerin iyileştirilmesi gerektiğini, nelerin kişisel markasına ya da şirketin kendi çalışanlarına tehdit oluşturduğunu bilmesini sağlar.
- Yeteneği korumaya hizmet eder. Çünkü şirketin çalışma ortamının mümkün olan en iyi olmasına önem verdiğini görmek çalışanların daha motive olmalarına yardımcı olur.
Artık zorunlu raporlama kanalının ne olduğunu ve onu kimin yönettiğini bildiğinize göre, bunun kullanımını görüyor musunuz veya bunun İnsan Kaynakları departmanı tarafından yürütülen işlevlerden birini adlandırmanın başka bir yolu olduğunu mu düşünüyorsunuz? Sizi yorumlarda okuyoruz.